PRIVACY POLICY, COOKIE USAGE, AND CONFIDENTIALITY
Last Updated: 2024-04-25
INTRODUCTION
In the course of its activities, Optalent (hereinafter referred to as “Optalent”, “we”, “our”, and “us”) collects and processes personal information from its clients, candidates, employees, visitors, and users. Protecting personal information and privacy is of paramount importance to Optalent. Therefore, we have implemented protection measures in compliance with applicable laws, including the Private Sector Privacy Protection Act.
This policy describes what constitutes personal information, the means by which we collect data, our procedures for the retention and destruction of personal data, as well as your rights regarding the retention of personal data.
DEFINITION OF PERSONAL INFORMATION
Personal information is information that allows the direct or indirect identification of an individual.
COLLECTION OF PERSONAL INFORMATION
We collect personal information only to the extent necessary to achieve the purposes set out in this Policy when you use our website or interact with our services. The personal information we collect may include, but is not limited to, the following:
- First name and last name
- Mailing address
- Email address
- Internet Protocol (IP) address
- Phone number
- Subject and contact message
- Type of position sought (when applying)
- Proficiency level in French and English (when applying)
- Curriculum vitae / CV (when applying)
Means by which personal information is collected
The personal information collected by Optalent is provided directly by you, verbally or in writing, including but not limited to when:
- You submit your application via our email inbox;
- You apply for one of our available jobs via the Optalent website or any other job posting platforms;
- You communicate by phone or email with one of our representatives;
- You browse our website, through cookies;
- You start a job through Optalent;
- You sign up for Optalent email communications (newsletters, job alerts, etc.);
- You contact us to provide feedback, ask a question, or make a complaint;
- You contact us when an event, incident, or accident occurs in the context of your job search or employment through Optalent.
Our team may also have access to public information that you choose to share on your social networks in order to contact you to propose jobs that may interest you and discuss your career path, for example.
We collect this information when you voluntarily provide it to us, for example, when you fill out a contact or application form.
USE OF PERSONAL INFORMATION
The purposes for which Optalent processes your personal information are primarily to be able to offer you the requested services and communicate relevant information regarding the requested services. These may include, but are not limited to, purposes such as offering you a suitable job tailored to your skills and aspirations, ensuring your safety in your work environment, and managing your file administratively. We may also use your personal data to send you promotional emails, newsletters, job alerts, event invitations, career-related information, and other information that may interest you. You can choose not to receive communications from us or select the type of communication by clicking on the unsubscribe link or following the instructions in the email received.
USE OF COOKIES
We use cookies and similar technologies to enhance your experience on the Optalent website. A cookie is a small text file stored on your computer or mobile device by the web browser. Cookies help us understand how you interact with our website, personalize your experience, and analyze usage trends.
COOKIE CONTROL
You can generally configure your browser to refuse cookies or be notified when cookies are sent. However, please note that some parts of our website may not function properly without the use of cookies.
CONSENT
By sharing your personal information with Optalent through any of the means outlined in the “Means by which personal information is collected” section, you consent to the processing of such information as described in this policy, and you authorize Optalent and its partners to process your personal information for the purposes set out below. This information will be processed confidentially and used exclusively for the stated purposes.
DISCLOSURE OF PERSONAL INFORMATION
The personal information collected is necessary to provide the requested services. We may transmit certain information, such as your resume or name, to trusted third parties or a public authority (e.g., a court or government agency). You will be notified in advance by one of our representatives if applicable.
TRANSFER OF PERSONAL INFORMATION ABROAD
We may use service providers located outside of Canada (including outside of the province of Quebec) to perform certain specific tasks in the normal course of our business. Therefore, it is possible that certain personal information about you may be transferred to locations other than your province, territory, state, or country of residence. In such cases, we ensure that personal information is transferred to countries that have received a compliance decision from the competent authority, or that personal information is adequately protected by appropriate technical, organizational, contractual, or other legal means.
SECURITY OF PERSONAL INFORMATION
We implement appropriate security measures to protect your personal information against unauthorized access, disclosure, alteration, or destruction.
RETENTION OF PERSONAL INFORMATION
We retain your personal information for the time necessary to achieve the purposes set out in this policy, unless a longer retention period is required by law.
DESTRUCTION OF PERSONAL INFORMATION
We will securely destroy the personal information received at the end of the retention period, or when such personal information is no longer necessary. However, in certain cases and for serious and legitimate purposes, such as statistical data or otherwise, we may anonymize (i.e., make it impossible to identify the individual through information in an irreversible and permanent manner) personal information. This procedure will make it impossible to trace the individual attached to the information.
LINK TO THIRD-PARTY WEBSITES
We wish to inform you that this policy does not apply to other third-party websites that may be accessed from links on our web pages. We are not and cannot be responsible for these third-party sites, their content, access, or how they may use your personal information. Therefore, any personal information you transmit through these third-party websites is subject to their own privacy and/or privacy protection policy. It is your responsibility to familiarize yourself with these policies on third-party websites.
MANAGEMENT OF YOUR PREFERENCES, COMMENTS, REQUESTS, AND COMPLAINTS
The user may request to know, correct, or cancel personal information held about them in Optalent’s files. For any verification, comment, or complaint on this subject, please submit a written request to the Personal Information Protection Officer at [email protected]
MODIFICATION OF THE PRIVACY POLICY
We reserve the right to modify this policy at any time. Any changes will be published on our website with an updated revision date. By continuing to use our products or services after the publication of modifications, you accept the terms of the revised or modified policy. We thank you for your trust in Optalent for the protection of your personal information.
Dernière mise à jour : 2024-04-25
INTRODUCTION
Dans le cadre de ses activités, Optalent (ci-après désigné par « Optalent », « nous », « notre » et « nos ») collectent et traitent des renseignements personnels de ses clients, candidats, employés, visiteurs et utilisateurs. La protection des renseignements personnels et de la vie privée tient une place primordiale pour Optalent. Par conséquent, nous avons mis en place des mesures de protection en conformité avec les lois en vigueur, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Cette politique décrit ce qu’est un renseignement personnel, les moyens dont nous récoltons les données, nos procédures en matière de conservation et de destruction des données personnelles, ainsi que vos droits en matière de conservation des données personnelles.
DÉFINITION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont des renseignements qui permettent l’identification directe ou indirecte d’une personne physique.
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous collectons des renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans cette Politique lorsque vous utilisez notre site web ou interagissez avec nos services. Les renseignements personnels que nous collectons peuvent inclure, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :
- Prénom et nom de famille
- Adresse postale
- Adresse courriel
- Adresse de protocole internet (IP)
- Numéro de téléphone
- Sujet et message de contact
- Type de poste recherché (lors d’une candidature)
- Niveau de maîtrise de la langue française et anglaise (lors d’une candidature)
- Curriculum vitæ / CV (lors d’une candidature)
Moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis
Les renseignements personnels recueillis par Optalent nous sont fournis directement par vous, verbalement ou à l’écrit, soit notamment, lorsque :
- Vous envoyez votre candidature via notre boîte courriel;
- Vous postulez sur l’un de nos emplois disponibles via le site d’Optalent ou toutes autres plateformes d’affichage d’emploi;
- Vous communiquez par téléphone ou par courriel avec l’un de nos représentants;
- Vous naviguez sur notre site Web, par l’intermédiaire des témoins de connexion (cookies);
- Vous débutez un emploi par l’entremise d’Optalent;
- Vous vous inscrivez aux communications par courriel d’Optalent (infolettres, alertes-emploi, etc.);
- Vous communiquez avec nous pour formuler un commentaire, une question ou une plainte;
- Vous communiquez avec nous lorsqu’un événement, incident ou accident survient dans le cadre de votre démarche d’emploi ou votre emploi par l’entremise d’Optalent.
Notre équipe peut également avoir accès aux informations publiques que vous choisissez de partager sur vos réseaux sociaux afin d’entrer en contact pour vous proposer des emplois qui pourraient vous intéresser et discuter de votre cheminement de carrière, par exemple.
Nous collectons ces renseignements lorsque vous nous les fournissez volontairement, par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire de contact ou de candidature.
UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les fins pour lesquels Optalent traite de vos renseignements personnels sont principalement afin d’être en mesure de vous offrir les services demandés et vous communiquer les informations pertinentes relativement aux services demandés. Ces renseignements peuvent être dans l’objectif notamment de vous proposer un emploi adéquat et adapté à vos compétences et vos aspirations, d’assurer votre sécurité dans votre milieu de travail et d’assurer la gestion administrative de votre dossier. Nous pouvons également utiliser vos données à caractère personnel pour vos envoyer des courriels promotionnels, des bulletins d’information, des alertes-emplois, des invitations à des événements, des informations relatives à votre carrière, ainsi que d’autres informations susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir de communications de notre part ou de sélectionner le type de communication en cliquant sur le lien de désabonnement ou en suivant les instructions dans le courriel reçu.
UTILISATION DES TÉMOINS DE CONNEXIONS (CI-APRÈS : « COOKIES »)
Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience sur le site Web d’Optalent. Un cookie est un petit fichier texte stocké sur votre ordinateur ou sur votre appareil mobile par le navigateur web. Les cookies nous aident à comprendre comment vous interagissez avec notre site Web, à personnaliser votre expérience, et à analyser les tendances d’utilisation.
CONTRÔLE DES COOKIES
Vous pouvez généralement configurer votre navigateur pour refuser les cookies ou vous avertir lorsque des cookies sont envoyés. Cependant, veuillez noter que certaines parties de notre site Web peuvent ne pas fonctionner correctement sans l’utilisation de cookies.
CONSENTEMENT
En partageant vos renseignements personnels avec Optalent par l’un des moyens énoncés au point « Moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis », vous consentez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique, et vous autorisez Optalent et ses partenaires à traiter vos renseignements personnels conformément aux fins énoncées ci-dessous. Ces informations seront traitées de manière confidentielle et utilisées exclusivement dans le cadre des fins énoncées.
DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels collectés sont nécessaires afin de fournir les services demandés. Il est possible que nous transmettions certaines informations, comme votre curriculum vitae ou votre nom, à des tiers de confiance ou à une instance publique (par exemple un tribunal ou un organisme gouvernemental). Vous serez avisés au préalable par l’un de nos représentants le cas échéant.
TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’ÉTRANGER
Il peut nous arriver d’utiliser des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada (y compris à l’extérieur de la province de Québec) pour accomplir certains mandats spécifiques dans le cours normal de nos affaires. Ainsi, il est possible que certains renseignements personnels vous concernant soient transférés dans des endroits autres que votre province, territoire, état ou pays de résidence. Dans un tel cas, nous nous assurons que les renseignements personnels sont transférés vers des pays qui ont reçu une décision de conformité de la part de l’autorité compétente, ou que les renseignements personnels sont protégés de manière adéquate par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés.
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous mettons en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, toute divulgation, toute altération ou toute destruction.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous conservons vos renseignements personnels le temps nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans cette politique, sauf si une période de conservation plus longue est requise par la loi.
DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous détruirons de manière sécuritaire les renseignements personnels reçus à la fin de la durée de conservation, ou lorsque ces renseignements personnels ne sont plus nécessaires. Cependant, dans certains cas et pour des fins sérieuses et légitimes, tel que pour des données statistiques ou autrement, nous pourrions anonymiser (c’est-à-dire : de rendre impossible d’identifier la personne par le biais d’information et ce de manière irréversible et permanente) des renseignements personnels. Cette procédure rendra impossible de retracer l’individu rattaché au renseignement..
LIEN VERS UN SITE TIERS
Nous souhaitons vous indiquer que la politique ne s’applique pas aux autres sites Web tiers auxquels il serait possible d’accéder à partir de lien présent sur nos pages internet. Nous ne sommes et ne pourront être responsable à l’égard de ces sites tiers, de leur contenu, accès ou de leur manière qu’il pourrait utiliser vos renseignements personnels. Ainsi, tout renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites internet tiers est assujetti à leur propre politique de confidentialité et/ou de protection de la vie privée. Il est de votre responsabilité de prendre connaissance de ces politiques sur des sites Web tiers.
GESTION DE VOS PRÉFÉRENCES, GESTION DES COMMENTAIRES, DES DEMANDES ET DES PLAINTES
L’utilisateur peut demander de connaître, de rectifier ou d’annuler les renseignements personnels détenus sur lui dans les fichiers d’Optalent. Pour toute vérification, commentaire ou plainte à ce sujet, formuler une demande par écrit au Responsable de la Protection des Renseignements Personnels au [email protected]
MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Nous nous réservons le droit de modifier cette politique à tout moment. Toute modification sera publiée sur notre site web avec une date de révision mise à jour. En continuant à utiliser nos produits ou services après la publication de modifications, vous acceptez les termes de la politique révisée ou modifiée. Nous vous remercions de votre confiance envers Optalent pour la protection de vos renseignements personnels.
